Excel ali CSV
Najpogostejša osnova za pregled, filtriranje, uvoz v drugo aplikacijo ali nadaljnjo ročno obdelavo podatkov.
Povezave med sistemi
API integracije, uvoz in izvoz podatkov arhiva
Digitalni arhiv je pogosto treba povezati z obstoječimi evidencami, katalogi, CRM, ERP, PIM ali drugimi internimi sistemi. Pomagamo pri pripravi podatkov, uvozu, izvozu in tehničnih povezavah.
- CSV, XML, JSON in Excel podatkovne strukture
- Povezave z obstoječimi evidencami in bazami
- Priprava podatkov za avtomatizacijo in nadaljnjo uporabo
Tehnična povezava
Ko arhiv ne sme ostati ločen otok
Digitalizirano gradivo je lahko del širšega informacijskega sistema. Podjetje ima lahko CRM ali ERP, muzej katalog, občina interno evidenco, društvo člansko bazo, kulturna ustanova programski arhiv. Če digitalne datoteke ostanejo ločeno na disku, se podatki pogosto podvajajo in jih je težje vzdrževati.
Zato lahko pri projektih digitalizacije pripravimo podatkovno strukturo, ki omogoča nadaljnji uvoz, izvoz ali povezavo. To lahko pomeni urejen CSV, Excel, XML ali JSON izvoz, po dogovoru pa tudi API povezavo z obstoječim sistemom ali namensko spletno aplikacijo.
Praktični primeri
Pri dokumentih lahko pripravimo izvoz metapodatkov in povezav do PDF datotek. Pri fotografijah lahko pripravimo tabelo za katalog ali medijsko knjižnico. Pri video arhivu lahko povežemo izvorno kaseto, digitalno datoteko, trajanje, opis in status obdelave. Pri poslovnem arhivu lahko podatke povežemo s projekti, oddelki, naročniki ali leti.
Pri večjih projektih je smiselno že na začetku določiti, ali bo končni arhiv ostal v mapah, šel v Excel, v podatkovno bazo, v interni portal ali v obstoječ sistem naročnika. Ta odločitev vpliva na poimenovanje datotek, obseg metapodatkov in način predaje.
Formati in sistemi
Kako lahko pripravimo podatke za nadaljnjo uporabo
XML ali JSON
Primerna oblika, kadar podatke prevzame drug sistem, spletni portal, katalog ali avtomatiziran proces.
REST API povezave
Pri zahtevnejših projektih lahko pripravimo povezavo med arhivom in drugim sistemom z dogovorjenim API vmesnikom.
Povezava s CRM/ERP/PIM
Podatke lahko pripravimo za povezavo z evidencami strank, projektov, izdelkov, naročil ali internih procesov.
Uvoz obstoječega popisa
Če naročnik že ima popis v Excelu ali drugi obliki, ga lahko uporabimo kot osnovo za digitalizacijo in poimenovanje datotek.
Izvoz za arhivski portal
Podatke lahko pripravimo tako, da jih kasneje uporabi interni arhivski portal ali iskalna baza.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.