Vodič
Kdaj potrebujete certificirano e-hrambo (ZVDAGA) in kdaj ne
Organizacije nas pogosto vprašajo, ali je digitalizacija skladna z ZVDAGA. Odgovor je odvisen od vrste gradiva. Ta vodič na kratko pojasni razliko, da se lažje odločite in izberete pravega izvajalca.
- Za uradne dokumente z zakonsko veljavnostjo velja ZVDAGA
- Za kulturno, AV in spominsko gradivo certifikat ni pogoj
- Pošten nasvet, brez zavajanja
Kratek vodič
Certifikat je odvisen od vrste gradiva, ne od digitalizacije same
Digitalizacija sama po sebi ni ne skladna ne neskladna z ZVDAGA. Pomembno je, kaj želite z digitaliziranim gradivom doseči. Če potrebujete, da skan pravno nadomesti papirni izvirnik, veljajo strožja pravila. Če želite gradivo zvesto ohraniti in ga uporabljati, pravila enakovrednosti ne veljajo.
Kaj je ZVDAGA
ZVDAGA je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Med drugim ureja pogoje, pod katerimi je elektronsko hranjeno gradivo pravno enakovredno izvirniku. Za tako certificirano elektronsko hrambo mora izvajalec izpolnjevati posebne zahteve in je praviloma registriran ponudnik pri Arhivu Republike Slovenije.
Kdaj potrebujete certificirano e-hrambo
Certifikat je pomemben, kadar mora digitalna kopija pravno nadomestiti izvirnik in kadar bi jo bilo treba priznati na primer pri reviziji ali na sodišču. To velja predvsem za:
- uradne upravne in pravne dokumente občin in javnih zavodov,
- računovodsko in davčno dokumentacijo z zakonskimi roki hrambe,
- notarske, odvetniške in sodne spise,
- zdravstveno dokumentacijo.
V teh primerih izberite izvajalca s certificirano e-hrambo. Mi vam pri tem pošteno svetujemo in po potrebi sodelujemo z registriranim ponudnikom ali dobavimo arhivski master z metapodatki za vaš certificiran sistem.
Kdaj certifikat NI potreben
Za veliko večino digitalizacije, ki jo potrebujejo občine, muzeji, društva, šole in kulturne ustanove, certifikat ni pogoj, ker gre za ohranjanje in uporabo gradiva, ne za pravno enakovrednost. Sem sodijo:
- video in filmski trakovi, sejni in dogodkovni posnetki,
- fotografije, negativi, diapozitivi in albumi,
- zvočni posnetki, magnetofonski koluti in kasete,
- kronike, zborniki, plakati, katalogi in podobno dokumentarno gradivo za ohranjanje spomina.
Za takšno gradivo je pomembna zvesta in kakovostna digitalizacija s popisom, metapodatki in urejeno predajo, kar je ravno naše področje.
Kako se odločite
Preprosto pravilo: če se sprašujete, ali mora skan pravno nadomestiti izvirnik, potrebujete certificiranega ponudnika. Če želite gradivo predvsem ohraniti, urediti in uporabljati, certifikat ni potreben in lahko izberete izvajalca po kakovosti, izkušnjah in referencah.
Če niste prepričani, v katero skupino sodi vaše gradivo, nam pišite ali pokličite. Skupaj ugotovimo, kaj potrebujete, in vam iskreno povemo, ali je to nekaj, kar naredimo mi, ali vas usmerimo k certificiranemu partnerju.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.