Popis gradiva pred digitalizacijo

Pri večjih količinah analognega gradiva samo število škatel, kaset, map ali albumov ni dovolj za kakovostno ponudbo in urejeno izvedbo. Popis gradiva je osnova, s katero določimo, kaj je v arhivu, v kakšnem stanju je, kateri deli imajo prednost in kako naj bodo digitalne datoteke po koncu projekta urejene.

Popis ni namenjen samo administraciji. Dober popis zmanjša tveganje, da bi se gradivo pomešalo, da bi pomembni nosilci ostali neobdelani ali da bi bile datoteke po digitalizaciji težko uporabne. Pri podjetjih, občinah, društvih, arhivih in muzejih je pogosto pomembno, da se ohrani obstoječa logika arhiva: škatle, fascikli, letniki, oddelki, inventarne oznake, projekti, dogodki ali lokacije.

Popis lahko pripravite sami, lahko pa ga pripravimo skupaj ob pregledu gradiva. Pri manjših projektih je dovolj osnovna tabela, pri večjih arhivih pa je smiselno določiti natančnejša polja, pravila poimenovanja in način označevanja fizičnih enot pred prevzemom.

Kaj običajno vključuje popis

Obseg popisa prilagodimo projektu. Za osnovno ponudbo pogosto zadošča grob pregled količine in vrst medijev, za izvedbo večjega arhiva pa je priporočljivo zbrati več podatkov. Popis lahko vključuje vrsto medija, format, oznako, lokacijo gradiva, okvirno trajanje, število strani, število fotografij, stanje nosilca, prioriteto, opombo in želeno ime končne datoteke.

Pri video in zvočnem gradivu je uporabno ločiti formate, kot so VHS, S-VHS, VHS-C, Video8, Hi8, Digital8, MiniDV, Betacam, U-matic, avdio kasete, magnetofonski trakovi, DAT ali gramofonske plošče. Pri fotografskem gradivu je smiselno ločiti fotografije, albume, negative, diapozitive in filmske trakove. Pri dokumentih je pomembno, ali gre za posamezne dokumente, fascikle, kataloge, obrazce, zapisnike, mape ali večje formate.

Popis kot kontrola prevzema in vračila

Pri občutljivem ali obsežnem gradivu je popis hkrati tudi osnova za prevzemni zapisnik. Z njim se dogovorimo, koliko enot je bilo prevzetih, kako so označene, katere so prednostne in kako se vrnejo. To je pomembno pri arhivih, muzejih, občinah in organizacijah, kjer gradivo ne sme izgubiti svoje povezave z obstoječo evidenco.

Če gradivo že ima interne oznake, jih lahko prenesemo v strukturo digitalnih map ali v imena datotek. Če oznak ni, lahko pripravimo novo zaporedno označevanje, na primer po škatli, mapi, kaseti, albumu ali dogodku. Cilj je, da lahko naročnik po digitalizaciji hitro najde povezavo med fizičnim originalom in digitalno datoteko.

Popis pred ponudbo in popis med izvedbo

Včasih je popis potreben že pred pripravo končne ponudbe, ker brez njega ni mogoče realno oceniti količine in zahtevnosti. V drugih primerih se najprej pripravi okvirna ponudba, natančnejši popis pa nastane med izvedbo. To je pogosto pri mešanem gradivu, kjer so v istem arhivu video kasete, fotografije, zvočni zapisi, dokumenti in optični nosilci.

Pri večjih projektih lahko popis razdelimo po fazah: najprej pregled in osnovna evidenca, nato testna digitalizacija izbranega vzorca, nato dogovor o poimenovanju in šele nato celotna izvedba. Takšen pristop je počasnejši na začetku, vendar kasneje prihrani veliko časa pri iskanju, predaji in preverjanju datotek.