Inventarna povezava
Digitalna datoteka se lahko poveže z inventarno številko, signaturo, škatlo, mapo ali drugo oznako ustanove.
Ciljna skupina
Digitalizacija za arhive in muzeje
Projektna digitalizacija občutljivega arhivskega in muzejskega gradiva z možnostjo popisa, metapodatkov, testnih vzorcev in strukturirane predaje.
- Občutljivo gradivo in testni vzorci
- Popis, metapodatki in kontrola kakovosti
- Formati za arhiviranje po dogovoru
Arhivska obdelava
Digitalizacija z dogovorjenimi pravili
Pri arhivih, muzejih, galerijah in sorodnih ustanovah je digitalizacija običajno del širšega procesa: varovanje originala, priprava dostopne kopije, dokumentiranje zbirke, raziskovalna uporaba, razstavna priprava ali dolgoročna hramba. Zato se pred začetkom dogovorimo o obsegu, ravnanju z občutljivim gradivom, testnih vzorcih, formatih predaje, poimenovanju, metapodatkih in kontroli kakovosti.
Gradivo je lahko zelo različno: fotografije, negativi, diapozitivi, albumi, filmski trakovi, video kasete, zvočni zapisi, dokumenti, katalogi, inventarne mape, pričevanja, terenski posnetki ali optični nosilci. Pri vsakem projektu je treba najprej razumeti, kaj je cilj digitalizacije: pregledna uporabniška kopija, arhivska kopija, priprava za katalog, predaja raziskovalcem, razstava ali dolgoročna varnostna kopija.
Pri občutljivem gradivu priporočamo testni vzorec. Ta omogoča potrditev ločljivosti, formata, barvnega pristopa, zvoka, strukture map in metapodatkov pred obdelavo večje količine. Če ima ustanova že svoje standarde, jih upoštevamo pri pripravi predaje.
Od tehničnega zajema do uporabnega arhiva
Arhivska in muzejska digitalizacija ni samo tehnični zajem. Enako pomembni so sledljivost, povezava z inventarno oznako, opis enote, zapis stanja, datumski podatki, pravila imenovanja in razločevanje med arhivsko ter uporabniško kopijo. Pri večjih projektih lahko pripravimo preglednico ali podatkovno strukturo, ki je primerna za nadaljnji uvoz v katalog ali interno evidenco.
Če je potrebno, lahko projekt razdelimo po fazah: pregled gradiva, popis, testni zajem, potrditev parametrov, izvedba prve serije, kontrola in nadaljevanje. Tak način je primeren za gradivo, pri katerem je pomembna previdnost, predvidljivost in dokumentiran potek.
Popis in metapodatki
Podatki, ki izboljšajo uporabnost arhiva
Opis enote
Naslov, opis, datum, avtor, lokacija, zbirka, kategorija in opombe pomagajo pri kasnejšem iskanju.
Tehnični podatki
Izvorni format, končni format, ločljivost, trajanje, velikost datoteke, OCR status ali zvočni zapis.
Stanje gradiva
Opombe o poškodbah, bledenju, plesni, neberljivih delih, manjkajočih oznakah ali tveganjih predvajanja.
Arhivska in uporabniška kopija
Po dogovoru se pripravijo kakovostnejše datoteke za hrambo in manjše kopije za pregledovanje ali objavo.
Tabela ali baza
Metapodatki so lahko pripravljeni kot Excel, CSV ali struktura za uvoz v katalog, zbirko ali interno bazo.
Postopek
Sledljiva projektna izvedba
- Projektni dogovor, pregled ciljev in obstoječih standardov ustanove
- Popis oziroma izbor vzorca, ocena stanja in določitev tveganj
- Testni zajem in potrditev tehničnih parametrov ter strukture metapodatkov
- Prevzem gradiva z zapisnikom oziroma dogovorjeno evidenco
- Digitalizacija, kontrola kakovosti, poimenovanje in evidentiranje
- Predaja arhivskih in uporabniških kopij v strukturirani obliki
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.