Občina
Iskanje sejnih posnetkov, fotografij dogodkov, krajevnih arhivov in dokumentov po letu, lokaciji, krajevni skupnosti ali tipu gradiva.
Iskanje po arhivu
Iskalna baza za digitalizirano gradivo
Ko je gradivo digitalizirano, ga je treba znati najti. Iskalna baza poveže datoteke, popis, metapodatke, OCR podatke in fizične oznake gradiva v pregledno strukturo za nadaljnjo uporabo.
- Iskanje po naslovu, letu, lokaciji, zbirki ali inventarni oznaki
- Povezava datotek z vrsticami v popisni tabeli
- Priprava za Excel, CSV, bazo podatkov ali interni portal
Podatki nad datotekami
Od mape datotek do iskalne evidence
Velika mapa z datotekami je uporabna samo do določene mere. Pri večjih arhivih se hitro pojavi vprašanje, kako najti določen posnetek, dokument, fotografijo, dogodek, osebo, lokacijo ali inventarno oznako. Iskalna baza arhiva rešuje prav ta problem.
Osnova je lahko Excel ali CSV preglednica, pri zahtevnejših projektih pa podatkovna baza, ki povezuje fizično gradivo, digitalne datoteke, metapodatke, OCR prepoznano besedilo in status obdelave. Tako arhiv ni samo shranjen, ampak ga je mogoče iskati, filtrirati, izvažati in nadgrajevati.
Kaj lahko vsebuje iskalna baza?
Polja prilagodimo naročniku. Pogosta polja so naslov, datum, obdobje, avtor, lokacija, opis, kategorija, izvorni medij, oznaka škatle, inventarna številka, ime digitalne datoteke, format, trajanje posnetka, stanje originala, status OCR, opombe in povezava do datoteke.
Pri dokumentih lahko vključimo OCR status in povezavo do PDF datotek. Pri fotografijah lahko dodamo lokacijo, zbirko, osebe, dogodek ali tehnične podatke skeniranja. Pri video in zvočnem gradivu so uporabni podatki o izvorni kaseti, trajanju, formatu in dogovorjenem imenu datoteke.
Primer uporabe
Kako lahko organizacija uporablja bazo
Cilj je hitrejše iskanje, manj podvajanja datotek in boljši pregled nad tem, kaj je že digitalizirano.
Podjetje
Pregled tehnične dokumentacije, promocijskih posnetkov, fotografij proizvodnje in internih gradiv po oddelkih, projektih ali izdelkih.
Muzej ali arhiv
Povezava digitalnih datotek z inventarnimi oznakami, zbirkami, opisnimi polji in statusom digitalizacije za nadaljnjo obdelavo.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.