Posamezni dokumenti
Dopisi, zapisniki, pogodbe, poročila, odločbe, potrdila, evidence in druga dokumentacija za urejen digitalni arhiv.
Storitve
Digitalizacija dokumentov
Digitaliziramo dokumente, kataloge, mape, arhivske dokumente in obrazce z možnostjo PDF predaje, OCR in strukturiranega poimenovanja.
- PDF predaja po dogovoru
- OCR kot možnost, če je izvedljivo
- Razvrščanje po mapah
Dokumentarno gradivo
Digitalizacija dokumentov in arhivskih map
Digitalizacija dokumentov za organizacije običajno zahteva več kot samo skeniranje strani. Stranke to pogosto iščejo kot skeniranje dokumentov, digitalizacija arhiva, skeniranje arhivskih map, pretvorba dokumentov v PDF, OCR prepoznava besedila ali izdelava iskalnega digitalnega arhiva. Pomembno je, da se pred začetkom dogovorimo o strukturi map, vrstnem redu dokumentov, imenih datotek, načinu predaje in morebitni uporabi OCR prepoznave besedila.
Gradivo lahko obsega posamezne dokumente, fascikle, arhivske mape, kataloge, obrazce, interne publikacije, programe prireditev, plakate, evidence ali mešane zbirke. Pri večjih projektih priporočamo vzorčni pregled, da se določi primerna ločljivost, obseg dela in končna struktura digitalnega arhiva.
Dokumenti morajo ostati razumljivo urejeni
Pri dokumentarnem gradivu je zaporedje pogosto enako pomembno kot sam sken. Če se zamenja vrstni red strani, map ali fasciklov, digitalni arhiv hitro postane manj uporaben. Zato se pred izvedbo dogovorimo, ali se gradivo obravnava po mapah, dokumentih, zadevah, letnikih, številkah, lokacijah ali obstoječih oznakah naročnika.
Pri večjih količinah je smiselno že pred digitalizacijo določiti pravila: kako se imenujejo datoteke, ali se en dokument odda kot en PDF, ali se mape ločijo po podmapah, ali se skenirajo prazne strani, kako se označijo poškodovani dokumenti in ali se pripravi osnovna evidenca obdelanega gradiva.
PDF, PDF/A, slike in OCR
Predaja je lahko pripravljena kot PDF, strukturirane mape s posameznimi datotekami, PDF/A po dogovoru ali kombinacija skeniranih datotek in preglednice s popisom. Pri dokumentih, ki se bodo dolgoročno hranili ali uporabljali v internem sistemu, je smiselno vnaprej določiti format in način poimenovanja.
OCR omogoča iskanje po besedilu v PDF dokumentih, vendar je rezultat odvisen od kakovosti tiska, papirja, kontrasta, jezika, pisave, madežev, poškodb in poravnave strani. Pri rokopisih ali slabih kopijah je rezultat lahko omejen. Zato pri večjih količinah pogosto priporočamo testni vzorec, da se preveri realna uporabnost OCR.
Metapodatki, popis in iskalna evidenca
Pri zahtevnejših dokumentarnih arhivih lahko poleg skenov pripravimo tudi popis ali metapodatkovno tabelo. Ta lahko vsebuje ime datoteke, mapo, zadevo, leto, tip dokumenta, številko fascikla, kratek opis, status OCR, opombe in povezavo z obstoječo evidenco naročnika.
Po dogovoru lahko pri izbranih dokumentih uporabimo tudi umetno inteligenco kot pomoč pri prepisu, povzetkih ali pripravi osnutkov opisov. Takšna obdelava je koristna pri velikih količinah gradiva, vendar mora biti pri pomembnih dokumentih rezultat pregledan in potrjen.
Kaj je koristno navesti v povpraševanju?
- vrsto dokumentov: mape, fascikli, katalogi, obrazci, publikacije ali mešano gradivo
- okvirno število strani, map, škatel ali fasciklov
- ali je pomemben vrstni red strani in map
- ali želite PDF, PDF/A, slike, OCR ali kombinacijo
- ali potrebujete popis, metapodatke ali iskalno preglednico
- ali gre za občutljivo gradivo, osebne podatke ali interno dokumentacijo
Vrste dokumentov
Dokumentarni formati in možnosti obdelave
Arhivske mape in fascikli
Gradivo lahko obdržimo v obstoječi strukturi map. Dogovorimo se o zaporedju, oznakah in končnem poimenovanju datotek.
Obrazci in kartoteke
Standardizirani obrazci, seznami, evidence in kartoteke, kjer je pri večjih količinah koristen popis ali vzorčni pregled.
Katalogi
Katalogi izdelkov, razstav, zbirk, dogodkov ali internih arhivov. Predaja je lahko po katalogih, poglavjih ali inventarnih enotah.
Brošure, programi in letaki
Tiskovine kulturnih, društvenih, občinskih ali podjetniških arhivov, uporabne za kronike, razstave in digitalne zbirke.
Načrti, plakati in večji formati
Večji dokumenti zahtevajo dogovor o načinu zajema, ločljivosti, končni datoteki in morebitnem sestavljanju.
Revije, glasila in publikacije
Periodične publikacije, interna glasila, zborniki in podobna gradiva se lahko pripravijo kot posamezni PDF-ji ali zbirka.
PDF predaja
Najpogostejša oblika predaje. PDF je lahko pripravljen po dokumentu, mapi, letniku, projektu ali drugi arhivski enoti.
PDF/A po dogovoru
Za dolgoročnejšo hrambo je lahko smiselna predaja v PDF/A obliki, kadar to ustreza tehničnim zahtevam naročnika.
OCR prepoznava besedila
OCR omogoča iskanje po besedilu, kadar kakovost izvirnika, jezik in postavitev to dopuščajo. Pri arhivih se pričakovanja dogovorijo vnaprej.
Preglednica ali CSV popis
Pri večjih projektih lahko digitalizacijo spremlja seznam enot, osnovni popis ali tabela za nadaljnjo obdelavo metapodatkov.
Strukturirano poimenovanje
Datoteke lahko poimenujemo po letih, oddelkih, inventarnih številkah, lokacijah, dogodkih ali internih oznakah naročnika.
Postopek
Od fizične mape do urejenega PDF arhiva
- Pregled vrst dokumentov, količine, obstoječih oznak in strukture arhiva
- Dogovor o tem, ali se ohrani obstoječa struktura map ali pripravi nova digitalna struktura
- Določitev formata predaje: PDF, PDF/A, posamezne slike, strukturirane mape ali kombinacija
- Dogovor o OCR prepoznavi besedila, če je kakovost izvirnikov primerna
- Testno skeniranje vzorca pri večjih, občutljivih ali neenotnih zbirkah
- Skeniranje, osnovna kontrola zaporedja strani, orientacije, berljivosti in imen datotek
- Predaja digitalnega arhiva z dogovorjeno strukturo, po potrebi tudi z osnovnim popisom
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.