Zasebnost

Zadnja posodobitev: 6. 5. 2026

Varovanje osebnih podatkov, arhivskega gradiva in digitalnih datotek obravnavamo kot pomemben del storitve projektne digitalizacije. Digitalizacija.si je namenjena predvsem podjetjem, občinam, društvom, arhivom, muzejem, šolam, zavodom in drugim organizacijam, ki nam lahko pri povpraševanju ali izvedbi zaupajo poslovne, kontaktne, arhivske in tehnične podatke.

Ta politika pojasnjuje, katere podatke lahko obdelujemo, zakaj jih potrebujemo, koliko časa jih hranimo, komu jih lahko posredujemo in katere pravice imate v zvezi z osebnimi podatki. Besedilo je pripravljeno za uporabo spletne strani in storitev digitalizacije, ne nadomešča pa posebnih pisnih dogovorov, kadar se pri posameznem projektu dogovorimo za dodatne zahteve glede varovanja gradiva, prevzema, popisa, hrambe ali predaje datotek.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je Meglenov NORM računalništvo k.d. / Normstudio, izvajalec storitev na spletni strani Digitalizacija.si.

Kontakt za vprašanja glede zasebnosti, popravke podatkov ali pojasnila o obdelavi je info@digitalizacija.si. Za nujna vprašanja v zvezi z oddanim gradivom nas lahko kontaktirate tudi na telefon +386 64 11 22 90.

2. Katere podatke lahko zbiramo

Pri oddaji projektnega povpraševanja, komunikaciji in izvedbi storitve lahko obdelujemo podatke, ki so potrebni za pripravo ponudbe, organizacijo prevzema, digitalizacijo, predajo datotek in poslovno dokumentacijo.

• ime in priimek kontaktne osebe, e-poštni naslov, telefonsko številko in organizacijo,
• vrsto organizacije, na primer podjetje, občina, društvo, muzej, arhiv, šola, zavod ali druga javna oziroma zasebna organizacija,
• podatke o vrsti gradiva, okvirni količini, stanju nosilcev, obstoječem popisu in želenem načinu predaje datotek,
• opis projekta, rok izvedbe, posebne zahteve glede poimenovanja datotek, metapodatkov, map, varnostnih kopij ali dolgoročne hrambe,
• podatke iz e-pošte, spletnega obrazca, telefonskega dogovora, naročilnice, zapisnika prevzema ali druge projektne komunikacije,
• računovodske in poslovne podatke, kadar pride do naročila, izdaje ponudbe, računa ali druge poslovne listine,
• tehnične podatke ob obisku spletne strani, kot so IP naslov, čas obiska, brskalnik, naprava, referenčna stran in osnovni strežniški dnevniki,
• podatke o viru povpraševanja, na primer vrednosti parametrov utm_source ali vir, kadar jih uporabnik pošlje prek povezave.

3. Arhivsko gradivo in digitalne datoteke

Gradivo, ki ga naročnik odda v digitalizacijo, lahko vključuje video kasete, zvočne nosilce, fotografije, negative, diapozitive, filmske trakove, dokumente, kataloge, mape, zapisnike, predstavitvene posnetke, interno gradivo ali druge analogne nosilce. Vsebina gradiva lahko v nekaterih primerih vsebuje osebne podatke, podobe oseb, glasove, poslovne informacije, zgodovinsko dokumentacijo ali občutljive interne informacije naročnika.

Takšno gradivo uporabljamo izključno za namen izvedbe dogovorjene storitve: pregled, testni zajem, digitalizacijo, osnovno tehnično obdelavo, kontrolo kakovosti, poimenovanje datotek, pripravo metapodatkov, predajo digitalnih datotek in vračilo originalov. Gradiva ne objavljamo, ne uporabljamo za promocijo, ne prikazujemo tretjim osebam in ga ne uporabljamo za druge namene brez izrecnega dogovora z naročnikom.

4. Nameni obdelave

Podatke obdelujemo za jasno določene namene, povezane z delovanjem spletne strani in izvedbo storitev digitalizacije.

• odgovor na povpraševanje in pripravo projektne ponudbe,
• oceno vrste gradiva, količine, stanja nosilcev in zahtevnosti projekta,
• dogovor o prevzemu, vračilu, pošiljanju ali osebni predaji gradiva,
• izvedbo testne digitalizacije, kadar je to smiselno za oceno kakovosti ali tehnične izvedljivosti,
• digitalizacijo video, zvočnega, fotografskega in dokumentarnega gradiva,
• kontrolo kakovosti, poimenovanje datotek, pripravo map, popis gradiva in metapodatke, kadar je to dogovorjeno,
• predajo datotek na zunanjem disku, USB nosilcu, varni povezavi ali drugem dogovorjenem načinu,
• reševanje vprašanj, reklamacij, dodatnih zahtev in dokazovanje dogovorov,
• izdajo ponudb, računov, računovodstvo in izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
• zagotavljanje varnosti spletne strani, preprečevanje zlorab obrazcev in osnovno tehnično vzdrževanje.

5. Pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo na podlagi veljavne zakonodaje. Najpogostejše pravne podlage so priprava na sklenitev pogodbe, izvajanje pogodbe, zakonske obveznosti, zakoniti interes in privolitev.

Kadar pošljete povpraševanje, podatke uporabimo za pripravo odgovora in ponudbe. Kadar naročite storitev, podatke uporabimo za izvedbo naročila. Računovodske podatke hranimo zaradi zakonskih obveznosti. Strežniške dnevnike, varnostne zapise in osnovne podatke o zlorabah obrazcev obdelujemo zaradi zakonitega interesa za varno delovanje spletne strani. Za nenujne piškotke ali statistične storitve, kot je lahko kasneje Google Analytics, se uporabi privolitev, kadar je ta potrebna.

6. Hramba e-pošte, obrazcev in projektne komunikacije

Podatki iz obrazcev in e-poštne komunikacije se lahko hranijo v e-poštnem predalu, internem zapisu naročila, projektni dokumentaciji ali računovodski dokumentaciji. Hranimo jih toliko časa, kolikor je potrebno za odgovor, pripravo ponudbe, izvedbo storitve, reševanje morebitnih dodatnih vprašanj, dokazovanje dogovorov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Če do naročila ne pride, lahko osnovno komunikacijo hranimo razumen čas zaradi nadaljnjih vprašanj ali ponovne priprave ponudbe. Če želite, da določeno povpraševanje izbrišemo, nam pišite na info@digitalizacija.si. Izbris lahko omejujejo primeri, ko moramo podatke hraniti zaradi zakona, pogodbenega razmerja ali zakonitega poslovnega interesa.

7. Hramba digitalnih delovnih datotek

Med izvedbo digitalizacije lahko nastanejo začasne delovne datoteke, preskusni zajemi, obdelane kopije, izvoz v dogovorjene formate, pregledne kopije in varnostne kopije. Namen teh datotek je izvedba naročila, kontrola kakovosti in varna predaja naročniku.

Po predaji datotek in vračilu gradiva se delovne datoteke praviloma izbrišejo v razumnem roku, razen če se z naročnikom dogovorimo za daljšo hrambo, varnostno kopijo ali ponoven prevzem datotek. Pri projektih z večjo količino gradiva se lahko rok hrambe določi v ponudbi ali posebnem dogovoru, ker je včasih smiselno, da so datoteke kratek čas na voljo za preverjanje, dopolnitve ali odpravo tehničnih napak.

8. Komu lahko podatke posredujemo

Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za trženje. Dostop do podatkov imajo samo osebe in ponudniki, ki jih potrebujemo za izvedbo storitve, delovanje spletne strani ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

• osebe, ki sodelujejo pri sprejemu, digitalizaciji, obdelavi, predaji ali administraciji naročila,
• ponudniki spletnega gostovanja, e-pošte, tehničnega vzdrževanja in varnostnih storitev,
• računovodski servis in ponudniki poslovne programske opreme,
• dostavne službe, kadar je dogovorjeno pošiljanje gradiva ali nosilcev,
• zunanji strokovni izvajalci samo, kadar je to nujno za izvedbo posebnega dela projekta in je z naročnikom ustrezno dogovorjeno,
• državni organi ali druge upravičene osebe, kadar to zahteva zakon.

9. Varnostni ukrepi pri gradivu

Pri ravnanju z gradivom uporabljamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe. To vključuje urejen prevzem, označevanje gradiva, omejen dostop do delovnih prostorov in računalnikov, skrbno ravnanje z originali, uporabo delovnih kopij, preverjanje berljivosti datotek in dogovorjen način predaje. Pri občutljivem ali dragocenem gradivu se lahko vnaprej dogovorimo za poseben prevzem, zapisnik, testni vzorec, omejen obseg ravnanja ali dodatna navodila naročnika.

Kljub skrbnemu ravnanju je pri starih analognih nosilcih treba upoštevati tehnična tveganja. Nosilci so lahko obrabljeni, plesnivi, mehansko poškodovani, delno neberljivi ali nestabilni. Takšno stanje lahko vpliva na rezultat digitalizacije in v nekaterih primerih omejuje možnost varne izvedbe.

10. Piškotki in statistika obiska

Spletna stran uporablja nujne tehnične elemente za delovanje strani, obrazcev, varnosti in shranjevanje izbire glede piškotkov. V prihodnje lahko dodamo tudi statistične piškotke oziroma orodja za merjenje obiska, na primer Google Analytics, vendar le na način, ki bo skladen z nastavitvami privolitve in objavljenimi informacijami na strani Piškotki.

Če statističnih piškotkov ne sprejmete, lahko spletno stran še vedno uporabljate. Privolitev lahko pozneje spremenite na strani s piškotki ali z brisanjem lokalne shrambe in piškotkov v brskalniku.

11. Vaše pravice

V skladu z zakonodajo lahko zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, popravek netočnih podatkov, izbris, omejitev obdelave, ugovor obdelavi, prenosljivost podatkov, kadar je tehnično izvedljiva in zakonsko predvidena, ter preklic privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.

Zahtevo pošljite na info@digitalizacija.si. Pri obravnavi zahteve vas lahko prosimo za dodatne podatke, če je to potrebno za zanesljivo identifikacijo ali razumevanje zahteve. Če menite, da se vaši podatki obdelujejo v nasprotju s predpisi, imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

12. Spremembe politike zasebnosti

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, kadar se spremenijo storitve, način dela, spletna stran, uporabljena orodja, zakonodaja ali poslovni procesi. Veljavna različica je objavljena na tej strani. Pri večjih projektih lahko podrobnejši dogovori o varovanju gradiva, hrambi datotek ali načinu predaje izhajajo tudi iz ponudbe, pogodbe, naročilnice ali drugega pisnega dogovora z naročnikom.