Kako varujemo vaše gradivo in podatke

Digitalizacija za organizacije pomeni delo z gradivom, ki je pogosto edino ali težko nadomestljivo. Zato pri vsakem projektu jasno določimo, kdo je odgovoren, kako se gradivo prevzame in vrne, kako varujemo podatke in kaj se zgodi z delovnimi kopijami po predaji. Spodaj je opisano, kako to izvedemo v praksi.

Zaupnost in pogodbe

Za občutljivo gradivo podpišemo pogodbo o zaupnosti (NDA). Kadar digitaliziramo gradivo z osebnimi podatki, nastopamo kot obdelovalec podatkov, naročnik pa kot upravljavec, zato lahko sklenemo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov skladno s 28. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Predloge pripravimo vnaprej, tako da jih javni naročniki lahko priložijo k dokumentaciji.

Sledljivost gradiva od prevzema do vračila

Ob prevzemu pripravimo prevzemni zapisnik in popis enot: število nosilcev, vrsto in format, oznake, stanje in dogovorjen rok vračila. Gradivo je skozi celoten postopek sledljivo, ob predaji digitalnih datotek pa originale vrnemo v dogovorjenem stanju. Predlogo prevzemnega zapisnika si lahko ogledate in natisnete na strani s predlogo zapisnika.

Fizična varnost

Gradivo obdelujemo v lastnem zaklenjenem prostoru in ne ga oddajamo podizvajalcem. Dostop do gradiva je omejen, med obdelavo pa nosilci ne zapuščajo lokacije brez dogovora. Za dragocene ali redke nosilce se o načinu prevzema, hrambe in vračila dogovorimo posebej.

Varstvo osebnih podatkov (GDPR)

Osebne podatke v gradivu obravnavamo samo za namen digitalizacije in dogovorjene obdelave. Po potrjeni predaji digitalnega arhiva delovne kopije izbrišemo, razen če se z naročnikom dogovorimo za dodatno varnostno kopijo ali dolgoročno hrambo. Podrobnosti o obdelavi so opisane v politiki zasebnosti.

Skladnost z ZVDAGA

Naše jedro je zvesta digitalizacija kulturnega, avdiovizualnega, filmskega, fotografskega in spominskega gradiva, kjer zakonska enakovrednost skena izvirniku ni pogoj. Za tovrstno gradivo (video, film, zvok, fotografije, dokumentarno in muzejsko gradivo) certifikat ni potreben, mi pa poskrbimo za kakovosten zajem, popis in metapodatke.

Kadar gre za uradne dokumentarne arhive z zakonsko enakovrednostjo po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA), kjer je potrebna certificirana elektronska hramba, sodelujemo z registriranim ponudnikom ali pa dobavimo arhivski master z metapodatki za vaš certificiran sistem. Tako se ne zavezujemo k nečemu, česar ne moremo zagotoviti, vi pa dobite pošten in jasen odgovor o obsegu sodelovanja.

Če niste prepričani, ali vaše gradivo sploh potrebuje certifikat, si oglejte vodič Kdaj potrebujete certificirano e-hrambo (ZVDAGA) in kdaj ne.