Osnovna struktura map
Datoteke uredimo po letih, oddelkih, škatlah, mapah, dogodkih ali drugih pravilih naročnika.
Projektni pristop
Digitalni arhiv po meri organizacije
Digitalizirane datoteke morajo biti po predaji urejene tako, da jih naročnik lahko najde, uporablja, preverja in dolgoročno hrani.
- Struktura map po dogovoru
- Poimenovanje datotek in evidenca
- Možnost iskalne tabele ali baze
Končni rezultat
Digitalizacija ni samo pretvorba v datoteke
Pri projektni digitalizaciji je pomembno, da naročnik po zaključku ne prejme samo velike količine datotek, ampak urejen digitalni arhiv. To pomeni jasne mape, razumljiva imena datotek, povezavo s fizičnim gradivom, osnovno evidenco in po potrebi metapodatke, po katerih je mogoče iskati.
Digitalni arhiv lahko pripravimo po obstoječi strukturi naročnika ali pa skupaj določimo novo strukturo. Pri podjetjih je to lahko po oddelkih, projektih, letih ali lokacijah. Pri občinah po krajevnih skupnostih, dogodkih, sejah in obdobjih. Pri društvih po obletnicah, nastopih, tekmovanjih in arhivskih škatlah. Pri muzejih in arhivih po zbirki, inventarni oznaki, signaturi ali drugi strokovni evidenci.
Mape, datoteke in pravila poimenovanja
Dogovor o poimenovanju datotek je najbolje pripraviti pred začetkom digitalizacije. Tako lahko že med izvedbo ustvarjamo datoteke v obliki, ki bo uporabna tudi čez več let. Ime datoteke lahko vsebuje leto, zaporedno številko, oznako škatle, format, dogodek, lokacijo ali inventarno številko.
Pri večjih projektih priporočamo enotna pravila, brez preveč dolgih imen in brez znakov, ki kasneje povzročajo težave pri prenosu med sistemi. Datoteke lahko predamo skupaj s preglednico, ki povezuje ime datoteke, fizični original, opis, status obdelave in tehnične podatke.
Iskalna evidenca ali baza
Za zahtevnejše arhive lahko pripravimo preglednico ali strukturo, ki je primerna za uvoz v podatkovno bazo. To naročniku omogoča iskanje po naslovu, datumu, lokaciji, avtorju, kategoriji, inventarni številki, izvorni kaseti, tipu dokumenta ali statusu obdelave.
Takšna evidenca je uporabna za notranji arhiv, muzejsko zbirko, občinski arhiv, dokumentacijo podjetja ali društveni arhiv. Če naročnik kasneje želi spletni katalog, interno aplikacijo ali povezavo z obstoječim sistemom, je dobro pripravljena metapodatkovna struktura pomembna osnova.
Po dogovoru lahko pri večjih arhivih uporabimo tudi umetno inteligenco za pripravo osnutkov opisov, ključnih besed, povzetkov dokumentov ali tematskih oznak. AI je pri tem pomoč pri urejanju, ne nadomestilo za strokovno presojo naročnika.
Možna nadgradnja v portal ali bazo
Če digitalni arhiv po predaji uporablja več ljudi, lahko ureditev nadaljujemo kot iskalno bazo arhiva ali interni arhivski portal. Pri tem lahko uporabimo obstoječ popis, metapodatke, OCR rezultate in dogovorjeno strukturo datotek.
Možnosti predaje
Kako lahko pripravimo digitalni arhiv
Preglednica datotek
Excel ali CSV tabela z imeni datotek, opisom, formatom, lokacijo, statusom in povezavo na fizični original.
Metapodatkovna baza
Strukturirani podatki, primerni za uvoz v interno evidenco, katalog, CRM, arhivski sistem ali spletno iskanje.
Uporabniške in arhivske kopije
Po dogovoru pripravimo manjše datoteke za uporabo in ločeno kakovostnejše kopije za hrambo.
Predaja na disku ali NAS
Arhiv lahko predamo na zunanjem disku, USB nosilcu ali ga pomagamo pripraviti za NAS napravo.
Dodatna varnostna kopija
Po dogovoru lahko za določeno obdobje uredimo dodatno kopijo pri nas ali svetujemo lokalno in oblačno kopiranje.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.