Označite škatle
Vsaka škatla naj ima številko ali kratko oznako, ki jo lahko uporabimo tudi pri digitalni strukturi map.
Priprava projekta
Prevzem, označevanje in vračilo gradiva
Pri večjih projektih je urejen prevzem skoraj enako pomemben kot sama digitalizacija. Gradivo mora ostati sledljivo od prevzema do vračila.
- Označevanje škatel, map in nosilcev
- Možnost prevzemnega zapisnika
- Dogovor za občutljivo gradivo
Sledljiv prevzem
Kako pripraviti gradivo za digitalizacijo
Pri projektni digitalizaciji je smiselno gradivo pripraviti tako, da se med prevzemom, digitalizacijo in vračilom ne izgubi njegova obstoječa logika. Če so kasete, mape, fotografije ali dokumenti že razvrščeni po letih, oddelkih, škatlah, dogodkih ali inventarnih oznakah, je dobro to strukturo ohraniti.
Pred prevzemom priporočamo osnovno označevanje. Škatle lahko dobijo zaporedne številke, mape obstoječe oznake, kasete nalepke, albumi pa jasno povezavo z letom ali dogodkom. Tudi če popis še ni popoln, osnovna oznaka pomaga pri kontroli in kasnejšem poimenovanju digitalnih datotek.
Prevzemni zapisnik
Pri večjih ali občutljivih arhivih je priporočljiv prevzemni zapisnik. V njem se zabeleži število enot, vrsta gradiva, oznake škatel, posebne opombe, stanje nosilcev, prioritete in dogovor o vračilu. Zapisnik ni birokratska ovira, ampak praktična kontrola, da naročnik in izvajalec vesta, kaj je bilo prevzeto.
Če naročnik že ima popis, ga lahko uporabimo kot osnovo. Če popisa ni, ga lahko pripravimo v osnovni obliki pred digitalizacijo ali med izvedbo projekta.
Pošiljanje ali osebni prevzem
Način prevzema je odvisen od količine, vrednosti in občutljivosti gradiva. Manjše količine se lahko pošljejo ali dostavijo po dogovoru. Pri večjih količinah, občutljivem gradivu ali arhivih z več škatlami je smiselno vnaprej dogovoriti prevzem, način pakiranja, označevanje in rok vračila.
Priprava pred oddajo
Praktični koraki za naročnika
Ne mešajte gradiva
Če je gradivo že razvrščeno po letih, dogodkih ali oddelkih, naj ta struktura ostane ohranjena.
Dodajte osnovni seznam
Tudi preprost seznam v Excelu pomaga pri oceni količine, prioritet in poimenovanja datotek.
Označite prioritete
Posebej označite gradivo, ki je najpomembnejše, časovno vezano ali primerno za testno digitalizacijo.
Opozorite na poškodbe
Plesen, zlepljeni trakovi, poškodovani koluti, krhki dokumenti ali edini originali zahtevajo previdnejši dogovor.
Dogovorite vračilo
Vnaprej določimo, ali se gradivo vrne v isti strukturi, po fazah ali skupaj z digitalnimi datotekami.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.