Uporabniška kopija
Datoteke za vsakodnevno uporabo so pripravljene tako, da jih je mogoče enostavno odpreti, deliti znotraj organizacije ali vključiti v spletni arhiv.
Primer predaje
Kako lahko izgleda urejen digitalni arhiv
Pri večjih projektih ni pomembno samo, da gradivo digitaliziramo. Pomembno je, da naročnik prejme datoteke, ki jih lahko najde, razume, varno hrani in po potrebi poveže z internim arhivom.
- Struktura map po letih, oddelkih ali zbirkah
- Popis v Excel, CSV ali dogovorjeni tabeli
- Uporabniška kopija in arhivska kopija po dogovoru
Uporaben rezultat
Predaja naj bo razumljiva tudi čez nekaj let
Pri digitalizaciji arhiva je končni rezultat pogosto pomembnejši od same tehnične pretvorbe. Če so datoteke poimenovane samo zaporedno, brez konteksta, je arhiv težko uporabljati. Zato pri večjih projektih že pred izvedbo določimo pravila: kako bodo mape razporejene, kako bodo datoteke poimenovane, kateri metapodatki so potrebni in kakšna oblika predaje je primerna za naročnika.
Primer projektne predaje lahko vključuje digitalizacijo dokumentacije, presnemavanje VHS kaset, digitalizacijo video kaset, skeniranje fotografij, digitalizacijo negativov, prenos zvočnih kaset, OCR prepoznavo dokumentov in pripravo popisne tabele. Namen je, da naročnik ne dobi samo zbirke datotek, ampak urejen digitalni arhiv.
Primer strukture map
Struktura se vedno prilagodi naročniku. Podjetje lahko želi razporeditev po oddelkih in projektih, občina po letih in dogodkih, muzej po zbirki in inventarni oznaki, društvo pa po obletnicah, nastopih ali tekmovanjih.
Digitalni_arhiv/
01_video/VHS/1998_obcinska_seja/
01_video/MiniDV/2007_prireditev/
02_fotografije/negativi/
03_dokumenti/PDF_OCR/
04_zvok/avdio_kasete/
99_popis_in_metapodatki/popis_gradiva.xlsx
Primer poimenovanja datotek
Dobro poimenovanje datotek zmanjša zmedo in olajša kasnejše iskanje. Ime lahko vsebuje leto, oznako škatle, zaporedno številko, vrsto gradiva, lokacijo ali kratek opis vsebine.
| Izvorno gradivo | Primer imena datoteke | Namen |
|---|---|---|
| VHS kaseta iz občinskega arhiva | 1999_obcina_seja_012_vhs.mp4 |
Video za pregled in interno uporabo |
| Mapa dokumentov | 2004_projekt_vodovod_mapa_03.pdf |
Iskalni PDF z OCR, kjer je izvedljivo |
| Fotografski negativ | 1987_prireditev_negativ_024.tif |
Arhivska kopija fotografije |
Popis in metapodatki
Primer podatkov, ki spremljajo digitalni arhiv
Popis je lahko preprosta preglednica ali osnova za iskalno bazo, katalog oziroma uvoz v interni sistem naročnika.
| ID | Naslov | Datum | Izvorni medij | Datoteka | Opombe |
|---|---|---|---|---|---|
| VID-0001 | Otvoritev razstave | 2001 | VHS | 2001_otvoritev_razstave_vid0001.mp4 | Uporabniška kopija, možna dodatna arhivska kopija |
| DOC-0042 | Zapisnik seje | 1998-05-12 | Arhivska mapa | 1998_05_12_zapisnik_seje_doc0042.pdf | OCR za iskanje po besedilu |
| FOT-0187 | Fotografije prireditve | 1994 | Negativ 35 mm | 1994_prireditev_fot0187.tif | TIFF za arhiv, JPEG za pregled |
Arhivska kopija
Pri zahtevnejših projektih se lahko dogovorimo za kakovostnejšo kopijo z manj kompresije, TIFF pri fotografijah, WAV pri zvoku ali drug dogovorjen format.
Dodatna varnostna kopija
Po dogovoru lahko pripravimo zunanji disk, NAS rešitev, oblačno kopijo ali dodatno kopijo, ki jo določen čas hranimo pri nas.
Projektna ponudba
Imate večjo količino gradiva za digitalizacijo?
Pošljite osnovne informacije o gradivu. Pripravili bomo predlog postopka, okvirno oceno in po potrebi predlagali tudi popis, metapodatke, iskalno bazo, interni portal ali dolgoročno hrambo.