Digitalizacija za občine

Občine in krajevne skupnosti hranijo veliko gradiva, ki ima dolgoročno lokalno, upravno in kulturno vrednost. To so lahko posnetki sej, prireditev, otvoritev, praznikov, projektov, fotografije krajevnih dogodkov, občinska glasila, dokumentarno gradivo, arhivi krajevnih skupnosti in gradivo, ki je nastajalo ob večjih občinskih projektih.

Pri občinskih arhivih je posebej pomembno, da so datoteke po digitalizaciji uporabne tudi čez več let. Zato se pred izvedbo dogovorimo o strukturi po letih, krajevnih skupnostih, dogodkih, lokacijah, oddelkih ali obstoječih arhivskih oznakah. Če občina že ima sistem vodenja dokumentacije, lahko predajo prilagodimo tej logiki.

Pri večjih količinah priporočamo popis gradiva. Ta lahko vključuje vrsto medija, oznako, leto, lokacijo, dogodek, stanje nosilca in prioriteto. Popis je uporaben tudi za kasnejše iskanje, pripravo objav, razstav, publikacij ali notranje evidence.

Gradivo za občinsko zgodovino in javno uporabo

Velik del občinskega gradiva ima vrednost za lokalno skupnost: posnetki prireditev, fotografije krajev, pogovori s krajani, otvoritve objektov, kulturni dogodki, športni dogodki, zbori krajanov in dokumentacija projektov. Digitalizacija omogoča, da gradivo ni več vezano na zastarele nosilce in da ga je mogoče varno hraniti, urejati in po potrebi pripraviti za javno uporabo.

Pri javni uporabi je treba ločiti tehnično digitalizacijo od pravic za objavo. Mi lahko pripravimo datoteke, strukturo in metapodatke, občina pa določi, katero gradivo je primerno za interno uporabo, javni arhiv, objavo ali nadaljnjo obdelavo.