Pogoji uporabe

Zadnja posodobitev: 6. 5. 2026

Ti splošni pogoji urejajo uporabo spletne strani Digitalizacija.si, oddajo projektnih povpraševanj in osnovna pravila sodelovanja pri storitvah digitalizacije arhivskega, video, zvočnega, fotografskega in dokumentarnega gradiva. Namenjeni so predvsem naročnikom iz organizacij: podjetjem, občinam, društvom, arhivom, muzejem, šolam, zavodom, kulturnim ustanovam in drugim pravnim ali javnim subjektom.

Ker so projekti digitalizacije lahko zelo različni, imajo pri posameznem naročilu prednost konkretni dogovori iz ponudbe, naročilnice, pogodbe, zapisnika prevzema ali druge pisne komunikacije. Ti pogoji predstavljajo splošni okvir, ki pomaga razumeti potek povpraševanja, priprave ponudbe, izvedbe, predaje datotek in ravnanja z originalnim gradivom.

1. Izvajalec storitev

Storitve na spletni strani Digitalizacija.si izvaja Meglenov NORM računalništvo k.d. / Normstudio. Kontakt za projektna povpraševanja je info@digitalizacija.si, telefon +386 64 11 22 90.

Osebni prevzem, ogled gradiva ali sestanek so mogoči po predhodnem dogovoru. Pri večjih količinah gradiva je predhodni dogovor priporočljiv, ker je treba oceniti količino, vrsto nosilcev, način transporta, varnost gradiva in pričakovan obseg digitalnih datotek.

2. Narava informacij na spletni strani

Besedila na spletni strani so informativne narave. Opisi formatov, postopkov, možnih načinov predaje in priporočil za dolgoročno hrambo so namenjeni lažji pripravi povpraševanja in razumevanju storitve. Ne pomenijo samodejne zaveze, da je vsak nosilec mogoče digitalizirati v vseh okoliščinah ali da bo rezultat pri vsakem gradivu enak.

Končna izvedljivost je odvisna od konkretnega gradiva, njegovega stanja, razpoložljive opreme, zahtevane obdelave, pričakovane kakovosti, obsega popisa, metapodatkov in dogovorjenega formata predaje. Pri neznanih, poškodovanih ali redkejših formatih lahko pred ponudbo predlagamo pregled vzorca ali testno digitalizacijo.

3. Oddaja projektnega povpraševanja

Povpraševanje lahko oddate prek obrazca, po e-pošti, po telefonu ali po drugem dogovorjenem načinu. Za pripravo uporabnega odgovora je priporočljivo navesti vrsto organizacije, kontaktno osebo, vrsto gradiva, okvirno količino, stanje nosilcev, obstoječi popis, rok izvedbe, želeni način predaje in morebitne zahteve glede poimenovanja datotek ali metapodatkov.

Če podatki v povpraševanju niso dovolj jasni, vas lahko prosimo za dodatna pojasnila, fotografije nosilcev, seznam gradiva ali kratek vzorec. Pri večjih projektih lahko predlagamo sestanek, pregled gradiva ali pripravo osnovnega popisa, da je ponudba realna in uporabna za odločanje.

4. Priprava ponudbe

Cena pri projektni digitalizaciji ni odvisna samo od števila kosov. Pomembni so vrsta nosilcev, trajanje posnetkov, stanje materiala, zahtevnost predvajanja, potrebna obdelava, želena ločljivost, končni format, kontrola kakovosti, struktura map, poimenovanje, popis gradiva, metapodatki, način predaje in morebitna varnostna kopija.

Ponudba je lahko okvirna ali končna. Okvirna ponudba se pripravi na podlagi podatkov, ki jih poda naročnik, in se lahko spremeni, če se ob pregledu pokaže drugačna količina, stanje ali zahtevnost. Končna ponudba se praviloma pripravi po dovolj jasnem opisu, pregledu vzorca ali dogovoru o obsegu storitve.

5. Prevzem in vračilo gradiva

Način prevzema in vračila gradiva se določi glede na količino, občutljivost, vrednost in lokacijo gradiva. Možen je osebni prevzem po dogovoru, dostava s strani naročnika ali pošiljanje prek dostavne službe. Pri pošiljanju priporočamo skrbno pakiranje, označitev pošiljke in izbiro sledljive dostave.

Pri večjih projektih je smiselno pripraviti zapisnik prevzema ali vsaj osnovni seznam predanih enot. To lahko vključuje vrsto medija, število kosov, oznake, škatle, mape, prioritete in posebna navodila. Takšen zapis zmanjša možnost nesporazumov in olajša vračilo originalov v dogovorjeni strukturi.

6. Pregled gradiva in testna digitalizacija

Gradivo pred izvedbo pregledamo v obsegu, ki je potreben za varno in smiselno digitalizacijo. Pregled lahko pokaže, da so nekateri nosilci poškodovani, plesnivi, zlepljeni, slabo posneti, neberljivi ali tehnično drugačni od pričakovanega. V takšnih primerih se lahko dogovorimo za prilagoditev postopka, delno izvedbo, testni zajem ali izločitev posameznih nosilcev.

Testna digitalizacija je priporočljiva pri večjih projektih, občutljivem gradivu, redkejših formatih ali kadar naročnik potrebuje odločitev o kakovosti, formatu predaje, metapodatkih in načinu poimenovanja. Testni zajem pomaga določiti realna pričakovanja in zmanjša tveganje, da bi bil celoten projekt izveden v neustrezni strukturi.

7. Izvedba digitalizacije

Digitalizacija lahko vključuje zajem video signala, prenos zvočnega zapisa, skeniranje fotografij, skeniranje negativov in diapozitivov, skeniranje dokumentov, pretvorbo optičnih medijev ali drugo tehnično obdelavo. Postopek se izvede z opremo in nastavitvami, ki ustrezajo dogovorjenemu cilju: pregledni uporabi, arhivski hrambi, interni distribuciji, objavi ali nadaljnji obdelavi.

Pri digitalizaciji spremljamo predvsem tehnično pravilnost prenosa, berljivost datotek, stabilnost zajema in skladnost z dogovorjenim formatom. Vsebinsko urejanje, podroben opis vsebine, ročno označevanje oseb, dogodkov ali lokacij, montaža, restavracija slike in zvoka ter napredna obdelava so dodatne storitve, če so posebej dogovorjene.

8. Kakovost, omejitve in realna pričakovanja

Končna kakovost digitalnih datotek je odvisna od kakovosti originalnega gradiva. Digitalizacija lahko ohrani, stabilizira ali tehnično izboljša uporabnost posnetka oziroma slike, ne more pa ustvariti informacij, ki jih na izvirniku ni. Slabo posnet video, poškodovan trak, zbledele barve, šum, praske, plesnivi negativi ali slabo čitljivi dokumenti lahko omejijo rezultat.

Pri poškodovanih nosilcih ni vedno mogoče zagotoviti popolnega zajema. V nekaterih primerih je izvedljiv samo delni prenos, v drugih je tveganje predvajanja preveliko. Če med delom opazimo večje tehnične težave, se lahko z naročnikom dogovorimo o nadaljevanju, spremembi obsega ali ločeni obravnavi problematičnega gradiva.

9. Formati predaje in organizacija datotek

Datoteke lahko predamo v formatih, ki so primerni za dogovorjeno uporabo. Pri videu je to lahko MP4 ali drug format po dogovoru, pri zvoku WAV ali MP3, pri fotografijah JPEG ali TIFF, pri dokumentih PDF, PDF/A ali slikovne datoteke. Izbira je odvisna od namena, velikosti arhiva, zahtev naročnika in dolgoročne uporabnosti.

Pri organizacijah je pogosto enako pomembna tudi struktura predaje. Datoteke lahko poimenujemo po oddelkih, letih, dogodkih, lokacijah, inventarnih oznakah, zaporednih številkah ali drugi dogovorjeni logiki. Če naročnik želi popis ali metapodatke, je treba pred začetkom določiti obseg, polja, način zapisa in odgovornost za vsebinske podatke.

10. Plačilo in račun

Način plačila, rok plačila in morebitno predplačilo se določijo v ponudbi ali dogovoru z naročnikom. Pri večjih projektih, posebni opremi, daljšem terminu rezervacije ali naročilih z več fazami se lahko dogovorimo za delno plačilo vnaprej, fazno obračunavanje ali obračun po potrjenem obsegu.

Za opravljeno storitev izdamo račun. Če se med izvedbo pokaže, da je dejanski obseg bistveno drugačen od ocenjenega, naročnika obvestimo in se dogovorimo o nadaljevanju, prilagoditvi ponudbe ali izvedbi samo potrjenega dela.

11. Roki izvedbe

Roki so odvisni od količine gradiva, trajanja posnetkov, stanja nosilcev, vrste formatov, potrebne obdelave, zahtevnosti popisa, števila metapodatkovnih polj in trenutne zasedenosti. Pri video in zvočnih nosilcih zajem pogosto poteka v realnem času, zato večje količine zahtevajo realen projektni rok.

Okvirni rok se dogovori pred začetkom. Če pride do nepričakovanih tehničnih težav, dodatnih zahtev, razširitve obsega ali zamude pri potrditvah naročnika, se rok lahko ustrezno prilagodi. Prednostna izvedba je mogoča samo po dogovoru in je odvisna od razpoložljivosti.

12. Avtorske pravice in dovoljenja

Naročnik odgovarja, da ima pravico predati gradivo v digitalizacijo in naročiti izdelavo digitalnih kopij. To je posebej pomembno pri televizijskih posnetkih, komercialnih izdajah, glasbi, filmskem gradivu, fotografijah tretjih oseb, publikacijah in drugih avtorsko varovanih vsebinah.

Izvajalec storitve ne prevzema odgovornosti za zakonitost nadaljnje uporabe digitaliziranega gradiva s strani naročnika. Naročnik je odgovoren za uporabo datotek, objavo, interno distribucijo, posredovanje tretjim osebam in urejanje avtorskih ali sorodnih pravic, kadar so te relevantne.

13. Varstvo podatkov in zaupnost

Z gradivom in podatki ravnamo zaupno ter jih uporabljamo za izvedbo dogovorjene storitve. Gradiva ne objavljamo in ga ne uporabljamo za promocijo brez izrecnega dovoljenja naročnika. Podrobnosti o obdelavi osebnih podatkov, hrambi datotek, piškotkih in pravicah posameznikov so opisane na strani Zasebnost.

Pri projektih, ki vključujejo občutljivo gradivo, se lahko dogovorimo za dodatne zahteve glede prevzema, omejenega dostopa, poimenovanja, šifrirane predaje ali roka izbrisa delovnih datotek. Takšne zahteve morajo biti dogovorjene pred začetkom izvedbe, ker lahko vplivajo na postopek, rok in ceno.

14. Reklamacije in preverjanje datotek

Naročnik naj po predaji pregleda digitalne datoteke, strukturo map, poimenovanje in dogovorjene formate. Morebitne tehnične napake, ki izvirajo iz izvedbe storitve, naj sporoči v razumnem roku, da jih lahko preverimo, popravimo ali pojasnimo.

Reklamacija praviloma ni upravičena za napake, ki izvirajo iz stanja izvirnega gradiva, tehničnih omejitev formata, slabe kakovosti originalnega posnetka, obrabe nosilca ali nepopolnih informacij, ki jih naročnik ni posredoval pred izvedbo. Če je napaka posledica naše izvedbe in jo je tehnično mogoče odpraviti, bomo po dogovoru pripravili popravek.

15. Odgovornost

Z originalnim gradivom ravnamo skrbno in strokovno, vendar pri starih analognih nosilcih ni mogoče izključiti vseh tveganj. Nekateri nosilci se lahko med predvajanjem ali skeniranjem pokažejo kot nestabilni, delno neberljivi ali poškodovani že pred prevzemom. Naročnik naj nas pred izvedbo opozori na posebej dragoceno, edino, poškodovano ali občutljivo gradivo.

Odgovornost izvajalca je omejena na neposredno škodo, ki bi nastala zaradi dokazane napake pri izvedbi storitve, v obsegu, ki ga dopušča veljavna zakonodaja. Izvajalec ne odgovarja za posredno škodo, izgubljeni dobiček, izgubo poslovnih priložnosti ali škodo, ki izvira iz stanja gradiva, neustreznega ravnanja naročnika po predaji ali odločitev naročnika glede nadaljnje uporabe datotek.

16. Spremembe pogojev

Splošne pogoje lahko občasno posodobimo zaradi sprememb storitev, zakonodaje, tehničnih postopkov, načina predaje ali poslovnih procesov. Veljavna različica je objavljena na tej strani. Za posamezen projekt veljajo pogoji in dogovori, ki so bili potrjeni ob oddaji naročila oziroma v ponudbi, razen če se z naročnikom pisno dogovorimo drugače.