Digitalizacija arhiva za organizacije

Če iščete digitalizacijo arhiva, digitalizacijo arhivskega gradiva, presnemavanje starih kaset ali skeniranje dokumentov za organizacijo, je običajno najprej treba ugotoviti, kaj vse arhiv vsebuje. V istem arhivu so lahko VHS kasete, MiniDV, Hi8, Betacam, avdio kasete, magnetofonski trakovi, fotografije, negativi, diapozitivi, dokumenti, katalogi, CD-ji, DVD-ji in stare podatkovne mape.

Digitalizacija.si je namenjena projektom, kjer naročnik ne potrebuje samo posamezne kopije, ampak urejeno digitalno predajo. To pomeni pregled gradiva, oceno količine, po potrebi popis, dogovor o imenih datotek, strukturi map, metapodatkih, OCR prepoznavi dokumentov in dolgoročni hrambi. Tak pristop je primeren za podjetja, občine, društva, arhive, muzeje, šole, zavode in kulturne ustanove.

Kaj uporabniki pogosto iščejo

Stranke pogosto uporabljajo različne izraze za podobno potrebo: digitalizacija arhiva, digitalizacija dokumentov, skeniranje arhiva, presnemavanje VHS kaset, pretvorba kaset v digitalno obliko, digitalizacija video kaset, skeniranje fotografij, digitalizacija negativov, digitalizacija zvočnih kaset, arhiviranje datotek, izdelava digitalnega arhiva ali dolgoročna hramba podatkov. V praksi vse to pogosto spada v en projekt.

Zato pri prvem pogovoru ne zahtevamo strokovnih izrazov. Dovolj je, da opišete, kaj imate, koliko je približno gradiva in kaj želite dobiti na koncu. Če formati niso jasni, lahko pošljete fotografije kaset, škatel, map, nalepk ali vzorca gradiva.

Rezultat naj bo uporaben, ne samo digitaliziran

Pri arhivih je končni cilj uporabnost. Datoteke morajo biti najdljive, pravilno poimenovane, predane v razumljivi strukturi in shranjene na zanesljivem nosilcu. Po dogovoru lahko pripravimo tudi Excel ali CSV evidenco, metapodatke za iskanje, iskalne PDF dokumente z OCR ali predlog za NAS, zunanji disk, oblak oziroma dodatno varnostno kopijo.

Nadgradnja v podatkovni sistem ali portal

Pri večjih organizacijah lahko digitalizacijo arhiva nadaljujemo v iskalno bazo arhiva, interni arhivski portal ali širšo digitalizacijo poslovanja. To je smiselno, kadar gradivo uporablja več oseb, kadar je pomembno iskanje po metapodatkih ali kadar je treba digitalni arhiv povezati z obstoječimi evidencami.