Dolgoročna hramba digitalnega arhiva

Digitalizacija je samo prvi korak. Prava vrednost nastane šele takrat, ko so datoteke po predaji varno shranjene, pregledno organizirane in čez čas še vedno berljive. En USB ključ ali en zunanji disk ni zanesljiva dolgoročna rešitev, posebej pri arhivskem, poslovnem, občinskem, muzejskem ali društvenem gradivu, ki ga ni mogoče enostavno nadomestiti.

Pri dolgoročni hrambi pomagamo naročniku razmisliti o strukturi map, številu kopij, vrsti nosilcev, preverjanju datotek in dodatni varnostni kopiji. Rešitev je lahko zelo preprosta ali bolj napredna, odvisno od količine podatkov, vrednosti arhiva, notranjih pravil organizacije in tega, kdo bo datoteke uporabljal.

Zakaj ena kopija ni dovolj

USB ključ, zunanji disk, računalnik ali prenosnik se lahko pokvari, izgubi, prepiše ali zastara. Tudi kakovostni nosilci niso trajni. Zato pri arhivskem gradivu priporočamo vsaj dve do tri kopije na ločenih lokacijah oziroma nosilcih. Ena kopija je lahko delovna, druga varnostna, tretja pa ločena dodatna kopija za primer okvare, kraje, požara ali človeške napake.

Pomembna je tudi organizacija. Če so datoteke slabo poimenovane, raztresene po več diskih ali brez popisa, bo arhiv čez nekaj let težko uporaben. Zato dolgoročno hrambo povezujemo s popisom gradiva, metapodatki in dogovorjeno strukturo predaje.

Možnosti nosilcev in opreme

Za manjše projekte je lahko dovolj kakovosten zunanji disk ali USB nosilec, vendar priporočamo, da to ni edina kopija. Pri večjih količinah podatkov so primernejši zunanji diski večje kapacitete, diskovna polja ali NAS naprave. NAS je uporaben za organizacije, ker omogoča dostop več uporabnikom, urejanje pravic, redno kopiranje in centralno shranjevanje digitalnega arhiva.

Po dogovoru lahko pomagamo pri izbiri in pripravi nosilcev: zunanji diski, dodatni diski za varnostno kopijo, osnovne NAS rešitve, ureditev map, prenos datotek na izbrano opremo in začetna navodila za uporabo. Pri tem ne gre samo za prodajo diska, ampak za to, da naročnik dobi arhiv, ki ga zna uporabljati in ga lahko dolgoročno vzdržuje.

NAS, oblak in dodatna kopija

Za organizacije, ki imajo več uporabnikov ali večje količine digitalnega gradiva, je NAS pogosto boljši kot posamezni zunanji diski. Omogoča centralno shranjevanje, ločene uporabniške dostope, varnostne kopije in lažjo širitev prostora. Pri občinah, društvih, podjetjih in zavodih je to lahko praktična osnova za interni digitalni arhiv.

Oblak je lahko dodatna varnostna kopija, vendar ga je treba izbrati premišljeno. Pomembni so količina podatkov, hitrost prenosa, pravice dostopa, varnost, lokacija hrambe in stroški skozi čas. Pri občutljivem gradivu se lahko dogovorimo tudi za bolj omejen način predaje ali šifrirano kopijo.

Če naročnik želi dodatno varovalo, lahko po dogovoru določeno obdobje hranimo dodatno kopijo digitaliziranih datotek tudi pri nas. To je uporabno, če se disk po predaji izgubi, če naročnik potrebuje ponoven prenos ali če želi imeti začasno dodatno kopijo med internim urejanjem arhiva. Obseg, rok hrambe, cena in način dostopa se določijo posebej, ker so odvisni od količine podatkov in zahtev projekta.

Preverjanje datotek skozi čas

Dolgoročna hramba ni enkratno dejanje. Datoteke je smiselno občasno preveriti, prekopirati na nove nosilce in posodobiti strukturo, če se spremeni način uporabe arhiva. Pri zelo pomembnih arhivih je dobro voditi evidenco kopij: kje se nahajajo, kdaj so bile ustvarjene, kdo ima dostop, kdaj so bile nazadnje preverjene in na katerem nosilcu so shranjene.

Pri projektni digitalizaciji lahko že ob predaji pripravimo osnovna priporočila: katere datoteke so glavne, katere so pregledne kopije, kje je varnostna kopija, kako se imenujejo mape in kaj pomenijo posamezne oznake. To naročniku olajša kasnejšo uporabo in zmanjša tveganje, da bi arhiv postal nepregleden.

Hramba kot del digitalnega sistema

Pri večjih arhivih hramba ni ločena od uporabe. Če do gradiva dostopa več ljudi, je pogosto smiselno razmisliti o internem arhivskem portalu, kjer so datoteke, opisi, pravice dostopa in iskanje urejeni na enem mestu. Takšna rešitev je primerna za podjetja, občine, šole, zavode, muzeje in druge organizacije, ki želijo, da digitalizirano gradivo postane del vsakdanjega dela.

Če ima naročnik obstoječe poslovne programe, dokumentne sisteme, spletne portale ali podatkovne baze, lahko predajo pripravimo tako, da je možen kasnejši uvoz podatkov ali povezava prek API-ja. Pri digitalizaciji arhiva lahko zato že vnaprej razmišljamo tudi o digitalizaciji poslovanja, avtomatizaciji dela z dokumenti in varnem shranjevanju na lastni ali gostovani infrastrukturi.